Förbered kontoret för vintern: Viktiga saker att tänka på

Vintern i Sverige innebär långa, mörka dagar, kallt väder och ibland krävande förhållanden. Det är viktigt att förbereda arbetsplatsen och kontoret för att se till att medarbetarna har en säker och behaglig arbetsmiljö. Här är några viktiga saker att tänka på för att se till att ditt kontor fungerar effektivt under vintermånaderna.

Värmesystem och ventilation

Under vintern är det avgörande att värmesystemen fungerar som de ska för att hålla arbetsplatsen varm och bekväm. Kontrollera att värmesystemet är optimerat för att leverera jämn värme i hela byggnaden, och se till att ventilationen är tillräcklig för att hålla luften fräsch och förhindra att torr luft cirkulerar, vilket kan påverka medarbetarnas hälsa.

Vem kan hjälpa?

Fastighetsförvaltare eller hyresvärd
‍Om du hyr kontorslokaler är det vanligtvis fastighetsförvaltaren eller hyresvärden som ansvarar för att underhålla och serva värme- och ventilationssystemen.

VVS-tekniker och HVAC-specialister
‍Om ditt företag ansvarar för drift och underhåll av byggnaden kan du anlita en VVS-tekniker (ventilation, värme och sanitet) eller HVAC-specialist (Heating, Ventilation, Air Conditioning) för att inspektera och optimera systemen innan vintern.

Tips:

Planera regelbundet underhåll
Boka en årlig service på värmesystemet i god tid innan vintern, så undviker du plötsliga problem under de kallaste dagarna.

Fuktbalans
‍Om luften inomhus blir för torr, kan du överväga att installera luftfuktare för att förbättra luftkvaliteten.

‍

Belysning och dagsljuskomplettering

Med kortare dagar och mindre naturligt ljus är belysning en nyckelfaktor för att hålla medarbetarna pigga och fokuserade. Dåligt belysta kontor kan leda till trötthet och sänkt produktivitet, så det är viktigt att se över ljusnivåerna på arbetsplatsen och komplettera med dagsljuslampor där det behövs.

Vem kan hjälpa?

Ljusplanerare eller elektriker
‍En ljusplanerare kan hjälpa till att utvärdera kontorets ljusnivåer och föreslå förbättringar. En elektriker kan installera och justera belysningssystem efter kontorets behov.

Kontorsmöbelföretag: Många leverantörer av kontorsinredning erbjuder även belysningslösningar och kan hjälpa till att välja energibesparande alternativ som LED-lampor eller dagsljuslampor.

Tips:

Komplettera med dagsljuslampor
‍Dagsljuskompletterande lampor kan vara särskilt viktiga för medarbetare som arbetar i kontor utan fönster.

Använd energisnåla lampor
Investera i LED-belysning som både sparar energi och ger bra ljusnivåer under de mörka vintermånaderna.

‍

Snöröjning och halkskydd

För att undvika olyckor är det viktigt att säkerställa att snöröjning och halkbekämpning utförs regelbundet runt kontoret. Isiga och hala gångvägar utgör en säkerhetsrisk för både medarbetare och besökare, och det är ditt ansvar att se till att de är säkra att använda.

Vem kan hjälpa?

Snöröjningsföretag
‍Anlita ett professionellt företag för att sköta snöröjning och sandning. Många företag erbjuder skräddarsydda vintertjänster som kan anpassas efter behovet på din arbetsplats.

Fastighetsförvaltare
‍Om fastigheten sköts av en förvaltare eller hyresvärd, ansvarar de vanligtvis för att hålla entréer, parkeringar och gångvägar fria från snö och is.

Tips:

Planera i förväg
‍Teckna ett avtal med en snöröjare innan vintersäsongen börjar för att säkerställa att de kan åtgärda problem direkt.

Sätt upp halkskydd och varningsskyltar
‍Använd halkskyddsmedel och placera ut varningsskyltar i områden där det kan vara halt.

‍

Klädförvaring och torkskåp

Med vinterväder kommer också blöta och kalla ytterkläder. Att ha tillräckligt med förvaringsutrymme för ytterkläder, inklusive krokar och skåp, är viktigt. Om möjligt kan du även investera i torkskåp för att hålla kläder och skor torra, vilket bidrar till en mer trivsam arbetsmiljö.

Vem kan hjälpa?

Inredningsleverantörer
‍Leverantörer av kontorsmöbler kan erbjuda krokar, skåp och torkskåp som är praktiska för att hålla arbetsplatsen organiserad under vintern.

Fastighetsförvaltare
‍Om torkskåp ska installeras kan fastighetsförvaltaren eller hyresvärden behöva hjälpa till med den praktiska delen.

Tips:

Satsa på hållbara och funktionella torkskåp
‍Se till att torkskåpen är tillräckligt stora och effektiva för att snabbt torka blöta kläder och skor.

Förvaringslösningar
‍Ha tillräckligt med krokar, hyllor och skåp för att undvika oordning i entréutrymmen.

‍

Sjukdomsförebyggande åtgärder

Vintermånaderna för med sig förkylningar och influensor. För att minska sjukfrånvaron och hålla medarbetarna friska kan du införa några förebyggande åtgärder. Se till att det finns handsprit på strategiska platser, och uppmuntra medarbetarna att stanna hemma om de känner sig sjuka.

Vem kan hjälpa?

Städföretag
‍Professionella städare kan säkerställa att gemensamma ytor som kök och toaletter hålls rena och fria från bakterier och virus. I influensatider eller när det är säsong för vinterkräksjukan kan det även vara lämpligt att desinficera arbetsplatsen.

Tips:

Tillhandahåll handsprit
‍Placera ut handsprit i gemensamma utrymmen som kök och mötesrum.

Kommunicera tydligt om sjukdom
‍Uppmuntra medarbetare att stanna hemma om de känner sig sjuka för att förhindra smittspridning.

‍

Inomhusklimat och luftfuktighet

Kalla vintermånader kan leda till torr inomhusluft, vilket kan påverka medarbetarnas hälsa negativt. Att balansera luftfuktigheten inomhus är därför viktigt för att undvika problem som torra ögon, halsont och hudproblem.

Tips:

Luftfuktare
‍Installera luftfuktare för att motverka torr luft, vilket förbättrar både hälsa och komfort.

Kontrollera inomhustemperaturen:ör hög värme kan också bidra till torr luft, så se till att hålla temperaturen på en behaglig nivå.

‍

Mental hälsa och trivsel under vintern

Den långa och mörka vintern kan påverka medarbetarnas mentala hälsa. Genom att erbjuda tjänster som mindfulness-program, stresshantering och möjligheter till utomhusaktiviteter under lunchrasten kan du bidra till bättre trivsel och välmående på arbetsplatsen.

Tips:

Mindfulness och yoga
‍Anordna regelbundna sessioner för att hjälpa medarbetarna hantera stress.

Utomhuspauser
‍Uppmuntra korta promenader utomhus under dagen, särskilt när det är ljust ute, för att förbättra humöret och energinivån.

Entrémattor: Första försvaret mot vinterväder

En ofta förbisedd men avgörande del av vinterunderhållet är att ha kvalitativa entrémattor. Dessa spelar en viktig roll i att hålla arbetsplatsen ren, torr och säker under de blöta och kalla vintermånaderna.

Fördelar:

• Smuts- och fuktuppsamlare: Entrémattor vid entrén fångar upp snö, slask och smuts, vilket minskar risken för hala golv.
• Minskad rengöringsbörda: Mindre smuts och vatten sprids in i byggnaden, vilket gör att städningen blir enklare och mer effektiv.
• Färre halkolyckor: Genom att absorbera vätska och smuts bidrar mattorna till att minska risken för att någon halkar på blöta golv.

Vem kan hjälpa?

Mattleverantörer eller städföretag
‍Många städföretag erbjuder tjänster där de tillhandahåller och underhåller entrémattor. Det finns också företag som specialiserar sig på att hyra ut och tvätta entrémattor regelbundet.‍

Fastighetsförvaltare
‍Om du hyr kontorslokaler kan förvaltaren ansvara för att tillhandahålla och byta ut entrémattorna vid behov.

Tips:

Använd kombinationsmattor
‍Placera skrapmattor utomhus och absorberande mattor innanför dörren för att fånga upp både större smuts och fukt.

Underhåll regelbundet
‍Se till att mattorna byts ut och rengörs ofta, särskilt under de blötaste vintermånaderna.

Sammanfattning

‍Att förbereda kontoret inför vintern handlar om att skapa en säker och bekväm arbetsmiljö, trots kyla, snö och mörka dagar. Genom att underhålla värmesystemet, optimera belysningen, se till att snöröjningen fungerar och installera halkskydd samt entrémattor, kan du minska riskerna och förbättra trivseln. Med rätt förebyggande åtgärder, som sjukdomsförebyggande insatser och ergonomiska lösningar, skapar du en arbetsplats där medarbetarna kan prestera på topp även under de kallaste månaderna.