Aktivitetsbaserade arbetsplatser: Flexibilitet, produktivitet och välmående

Aktivitetsbaserade arbetsplatser (Activity-Based Working, ABW) är en modern kontorslösning som erbjuder flexibilitet och variation för medarbetare, genom att skapa olika zoner och utrymmen anpassade efter specifika arbetsuppgifter. Istället för att ha fasta arbetsstationer kan anställda välja arbetsmiljö baserat på vilken typ av aktivitet de behöver utföra – från lugna zoner för koncentrationsarbete till samarbetsområden för möten och kreativa sessioner. Detta arbetssätt har blivit alltmer populärt i takt med att företag strävar efter att skapa kontor som stöder både effektivitet och medarbetarnas välmående.

Vad är en aktivitetsbaserad arbetsplats?

En aktivitetsbaserad arbetsplats innebär att kontorsytan är uppdelad i olika zoner, där varje område är utformat för att stödja en viss typ av aktivitet. Syftet är att ge medarbetarna möjlighet att välja en arbetsmiljö som bäst passar uppgiften de för tillfället arbetar med. Dessa arbetsmiljöer kan exempelvis inkludera:

• Tysta zoner: För fokuserat arbete utan störningar.
• Samarbetsområden: För grupparbete och kreativa möten.
• Loungeområden: Informella utrymmen för diskussioner och paus.
• Mötesrum: För mer strukturerade och formella möten.

Denna typ av arbetsplats är ett skifte från den traditionella fasta arbetsstationen, och den flexibilitet som erbjuds uppmuntrar till en mer dynamisk och anpassningsbar arbetsmiljö.

Intressant fakta:

Flexibilitet ökar produktiviteten
‍Enligt en undersökning från Leesman, en global forskningsorganisation, rapporterade 76 % av de anställda i aktivitetsbaserade kontor att de upplevde högre produktivitet tack vare den ökade flexibiliteten.

Aktivitetsbaserade arbetsplatser (ABW)
Har visat sig ha flera fördelar, baserade på omfattande studier och forskning. En undersökning visade att 98 % av de anställda som är mest nöjda med sin arbetsplats arbetar i en miljö där de fritt kan välja var de vill arbeta under dagen. Detta arbetssätt har också visat sig minska drifts- och hyreskostnader samtidigt som det förbättrar både den fysiska och mentala hälsan, samt produktiviteten. Dock kräver framgångsrik implementering noggrant designade utrymmen och starkt ledarskap​. (Work Design Magazine).

Aktivitetsbaserade kontor är särskilt effektiva om de anpassas till företagens behov och verksamhetens art.

Produktivitet och välmående
‍Studier visar att medarbetare som har möjlighet att använda olika arbetsmiljöer baserat på arbetsuppgifter rapporterar högre produktivitet och välbefinnande. Specifikt har det framkommit att aktivt användande av olika zoner är starkt kopplat till ökad produktivitet och arbetstillfredsställelse. Däremot kan tiden det tar att hitta en arbetsstation ha en negativ effekt på båda dessa faktorer​ (Emerald)​(MDPI).

Samarbete och flexibilitet
ABW främjar kommunikation och interaktion, vilket i sin tur ökar möjligheterna för kreativt samarbete och innovation. En global undersökning visade att medarbetare i aktivitetsbaserade kontor rapporterar högre nivåer av social interaktion och flexibilitet, vilket också leder till bättre arbetsresultat i många fall​ (Emerald)​ (Wikipedia).

Effektiv ytanvändning: ABW är utformat för att minska kontorsytor genom att använda dem mer effektivt. En studie fann att företag som implementerat ABW kunde minska sin yta med upp till 30 %, samtidigt som de förbättrade arbetsmiljön och medarbetarnas tillfredsställelse​ (MDPI).

Utmaningar med integritet och fokus: Trots de positiva effekterna har vissa studier också identifierat utmaningar kopplade till brist på personlig integritet och distraktioner, särskilt i öppna ytor. Medarbetare som utför uppgifter som kräver hög koncentration har ibland rapporterat lägre produktivitet i aktivitetsbaserade miljöer, där tystnad och avskildhet inte alltid är garanterade​(Emerald).

Sammanfattningsvis visar forskning att aktivitetsbaserade arbetsplatser kan förbättra både flexibilitet och produktivitet, men att de måste anpassas noggrant för att tillgodose behoven hos alla typer av arbetare. Rätt planering och design är avgörande för att övervinna utmaningar som rör distraktioner och arbetsstationstillgänglighet.

‍

Fördelar med aktivitetsbaserade arbetsplatser

Att implementera en aktivitetsbaserad arbetsplats kan ge flera positiva effekter på både företagets effektivitet och medarbetarnas välmående.

Ökad produktivitet och fokus

Aktivitetsbaserade arbetsplatser ger anställda möjlighet att välja arbetsmiljö utifrån vilken typ av uppgift de arbetar med. Om en medarbetare behöver koncentrera sig på en komplex uppgift, kan de välja en tyst zon. Vid behov av samarbete kan de flytta till ett samarbetsområde. Denna flexibilitet minskar distraktioner och främjar bättre fokus.

Främjar samarbete och innovation

Genom att erbjuda dedikerade zoner för samarbete och idéutbyte, kan aktivitetsbaserade arbetsplatser främja bättre kommunikation mellan teammedlemmar. Detta kan i sin tur leda till ökad innovation, kreativitet och bättre problemlösning.

Förbättrat medarbetarvälmående

En aktivitetsbaserad arbetsplats ger medarbetarna möjlighet att byta miljö under dagen, vilket kan minska stress och främja en bättre balans mellan arbete och återhämtning. Denna flexibilitet leder ofta till ökad trivsel och engagemang på arbetsplatsen.

Bättre utnyttjande av kontorsytan

Aktivitetsbaserade arbetsplatser optimerar utnyttjandet av kontorsytan. Eftersom medarbetarna inte har fasta arbetsstationer, kan företaget maximera kontorsytan genom att skapa flexibla utrymmen som används beroende på arbetsuppgift. Detta kan även bidra till kostnadsbesparingar.

Välmående

Minskad stress
‍Aktivitetsbaserade kontor ger medarbetarna möjlighet att själva välja den miljö som bäst passar deras behov, vilket minskar arbetsrelaterad stress. Studier har visat att anställda i ABW-miljöer upplever minskad stress och bättre psykisk hälsa eftersom de kan växla mellan olika arbetszoner baserat på sina arbetsuppgifter​(WeWork)​(Emerald).

Förbättrat medarbetarengagemang
Flexibiliteten i ABW bidrar till högre medarbetarengagemang och trivsel. I en undersökning från Leesman Index, en global expert på arbetsmiljö, rapporterade 76 % av medarbetarna som arbetade i ABW-miljöer att de kände sig mer nöjda med sina arbetsplatser, vilket har en positiv effekt på deras allmänna välbefinnande​(Emerald).

Produktivitet

Ökad produktivitet
‍Enligt en undersökning från CBRE, ett globalt fastighetsrådgivningsföretag, upplever medarbetare i aktivitetsbaserade kontor en högre produktivitetsnivå tack vare möjligheten att välja olika miljöer för specifika arbetsuppgifter. Den flexibla strukturen främjar en bättre matchning mellan arbetsuppgifter och arbetsmiljöer, vilket leder till ökad effektivitet​(WeWork).

Samarbete och innovation: Den öppna och flexibla miljön i ABW-kontor uppmuntrar till samarbete och kreativitet. Genom att medarbetarna enkelt kan mötas och utbyta idéer i samarbetszoner, främjas innovation och problemlösning. Detta har visat sig särskilt gynnsamt för team som arbetar med kreativa uppgifter​(Emerald)​(WeWork).

Utmaningar med aktivitetsbaserade arbetsplatser

Även om aktivitetsbaserade arbetsplatser erbjuder många fördelar, finns det också vissa utmaningar som företag måste vara medvetna om.

Bristande tydlighet och anpassning

Inte alla anställda känner sig bekväma med att arbeta i en flexibel miljö utan fasta arbetsplatser. Vissa kan behöva tid för att anpassa sig till denna typ av arbetsmiljö, och företag bör tillhandahålla tydliga riktlinjer för hur olika utrymmen ska användas.

Behov av teknologi och infrastruktur

För att aktivitetsbaserade arbetsplatser ska fungera effektivt krävs rätt teknologisk infrastruktur. Detta inkluderar tillgång till trådlöst nätverk, tillräckligt med eluttag, och tekniska lösningar som gör det möjligt att flytta mellan olika arbetsstationer utan tekniska problem.

Ledarskap och kommunikation

Ett aktivitetsbaserat arbetssätt kräver att ledare är tydliga i sina förväntningar och att kommunikationen mellan team fungerar smidigt. Ledarskapet måste vara lyhört och stöttande för att säkerställa att alla medarbetare får rätt förutsättningar att arbeta produktivt.

Hur företag kan implementera aktivitetsbaserade arbetsplatser

För att lyckas med att införa aktivitetsbaserade arbetsplatser är det viktigt att ha en strategisk plan och förstå hur anställda kommer att använda kontorsytan. Här är några steg som företag kan följa:

Kartlägg arbetsuppgifter och behov

Innan företaget skapar en aktivitetsbaserad arbetsplats bör man analysera medarbetarnas arbetsmönster och behov. Vilka uppgifter kräver samarbete? Vilka uppgifter kräver tystnad och koncentration? Genom att förstå dessa behov kan man designa arbetsplatser som passar olika arbetsstilar.

Skapa en flexibel och tekniskt avancerad miljö

Se till att kontorsmiljön är utrustad med modern teknologi och att den erbjuder tillgång till arbetsredskap och kommunikationsverktyg. Ett aktivitetsbaserat kontor behöver ha en väl fungerande digital infrastruktur så att medarbetarna kan röra sig fritt och arbeta effektivt var de än befinner sig.

Stödjande ledarskap och policyer

Ledarskapet är avgörande för att aktivitetsbaserade arbetsplatser ska fungera. Chefer bör ge tydliga riktlinjer för hur arbetsmiljön ska användas och uppmuntra en kultur där det är accepterat att välja olika arbetsområden beroende på uppgift.

Utmaningar att hantera

Integritet och fokus: Trots de många fördelarna har vissa studier påpekat att ABW kan skapa utmaningar relaterade till brist på personlig integritet och distraktioner. Anställda som utför uppgifter som kräver hög koncentration kan uppleva att den flexibla och ibland öppna kontorsmiljön är distraherande, om den inte är utformad med tillräckligt med tysta zoner (WeWork).

Övergångsperioden
Det kan finnas en inlärningskurva när företag går över från traditionella kontor till ABW. En undersökning från AECOM, ett multinationellt infrastrukturföretag, fann att stöd från ledningen och tydliga riktlinjer är avgörande för att en övergång till aktivitetsbaserade arbetsplatser ska lyckas. Anpassningen tar tid och kräver en kulturförändring​(WeWork).

‍

Vanliga frågor om aktivitetsbaserade arbetsplatser (FAQ)

Vad är en aktivitetsbaserad arbetsplats?
En aktivitetsbaserad arbetsplats erbjuder medarbetarna möjlighet att välja arbetsmiljö baserat på vilken typ av uppgift de arbetar med, istället för att ha fasta arbetsstationer.

Vilka är fördelarna med aktivitetsbaserade arbetsplatser?
De främsta fördelarna inkluderar ökad flexibilitet, bättre samarbete, förbättrat medarbetarvälmående och effektivare utnyttjande av kontorsytan.

Vilka utmaningar finns det med aktivitetsbaserade arbetsplatser?
Vissa utmaningar inkluderar att anställda kan behöva tid att anpassa sig till flexibiliteten, behovet av avancerad teknologi och ledarskapets roll i att kommunicera riktlinjer och förväntningar.

‍